2011年04月25日

【ビジネス】ビジネスメールの本当の作法はメールを減らす事

例えば新入社員の人や、就活中の人がこのページを見たら、こういうのをうなづきながら読むんですかね。こんなの、常識的でいいと思うけどね。っていうか、ポイントはそこか?っていう感じもする。違うな。

美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法(コリス)

さかけーがビジネスメールで気をつけてるのはこんなとこ。どちらかというと社内メール向けになるかな?

■ポイント1.メールの数は減らす。送付先は最小限に。
1通のメールが相手の時間をどのくらい拘束しているか、考えること。メールより電話のほうが早く伝わるものは電話でいいし、会って会話したほうが早ければ、行く。何が何でもメールっていう考えはやめる。本当にこのメールがいるのかを、もっと考えてから決める。「自分がどういうメールを出せばいいのか」という視点より「このメールを受け取った相手にとって、この内容はいるか?」を常に考えること。

■ポイント2.メール内の文字数は最小限に。社内相手ならすぐ本題に入る。
はっきりいうと、Twitterの140文字っていうのがちょうどいい。凝縮すれば、たいていの事は140文字で収まる。その程度の内容なのに、薄めて長く書いてあるメールが多い。要点が漏れていなければ、とにかくひたすら短く。メールを出す側が努力すること。読み手に苦労させてはならない。

■根本的な話

ここまで書いてきたけど、根本的な話。

そもそも、社内での連絡手段って、もうメールって限界。上に書いたとおり「気をつけよう!」って叫んだところで、守らない人は必ず出てくる。できる人は最初からできているし、できない人は相変わらず。

そういう意味では、メールっていう古いシステムは捨てて、新しいシステムにそろそろ切り替えたい。先日紹介したChatterとか、チャットワークとかね。こういうのを入れて、サクサクやりたいよなあ。

普段、Facebookを使っていると、その使いやすさをビジネスでなぜ応用できないのか、歯がゆく思う。

メッセージを送信した後で、訂正できるのもいい。メールだと、送った後で誤りに気づいて、すかさず訂正メールを出すけど、それですでに2通に倍増しているし。

■最悪な話

未だにいるんだけど。メールを送った後、電話かけてくるヤツ。「今、メール送ったんで、よろしくお願いします」とか。は?ふざけてんの?

こっちは、わりとマメにメールをチェックしてるのね。そういう状況において、たいして急ぎでもないのに「メールを送ったんで」って電話で確認って何?メールの開封履歴だって相手も見れるんだから、電話してこなくたって私が見たかどうか、わかるはずなのに。最悪。

そもそも、メールをなぜビジネスに取り入れているのかを、よーく考えてみていただきたい。

例えて言うなら、会議が多くなって業務効率が悪いから「”会議を減らす”というテーマで会議を開催する」くらい本末転倒。

以上。
posted by Sakak at 23:03| Comment(4) | TrackBack(0) | ビジネス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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